Praca w open space wyczerpuje mózg bardziej niż własny gabinet

Po pandemii biura skurczyły się, a open space stał się normą.

Niewiele osób zdaje sobie sprawę, jak bardzo taki układ męczy mózg.

Coraz więcej badań pokazuje, że otwarte przestrzenie biurowe nie są tylko kwestią wygody czy oszczędności. To także poważne obciążenie dla koncentracji, emocji i zdrowia psychicznego pracowników – nawet wtedy, gdy wydaje nam się, że hałas i ruch „już nam nie przeszkadzają”.

Nowe badanie: ten sam rodzaj pracy, zupełnie inny wysiłek mózgu

Naukowcy z jednego z hiszpańskich uniwersytetów przebadali 26 dorosłych osób w wieku od około 20 do 60 lat. Uczestnikom założono bezprzewodowe czepki EEG, które rejestrują aktywność elektryczną mózgu. Następnie wykonywali oni typowe zadania biurowe: odczytywanie i odpisywanie na maile, reagowanie na powiadomienia, zapamiętywanie i odtwarzanie listy słów.

Każda osoba robiła to w dwóch ustawieniach:

• w otwartej przestrzeni z innymi pracownikami w pobliżu,
• w małej, przeszklonej kabinie, odizolowanej akustycznie i wizualnie.

Badacze skupili się na przednich obszarach mózgu. To właśnie tam mieszczą się „centrum dowodzenia” uwagą, planowaniem oraz filtrowaniem bodźców. Mierzyli różne typy fal mózgowych, które odzwierciedlają stany psychiczne: od głębokiego snu, po intensywne skupienie czy wysoki poziom napięcia.

Co oznaczają fale mózgowe dla naszej pracy

W uproszczeniu można przyjąć, że:

Wyniki pokazały, że te same zadania wykonywane w dwóch różnych przestrzeniach biurowych generowały skrajnie odmienne wzorce aktywności mózgu.

W kabinie mózg „rozkręcał się” na początku, a potem stopniowo odpoczywał przy tym samym poziomie wyników. W open space musiał cały czas pracować coraz ciężej, żeby utrzymać tę samą jakość pracy.

Open space zmusza mózg do ciągłej walki z bodźcami

W odizolowanej kabinie z czasem spadała aktywność fal bêta, związanych z intensywnym przetwarzaniem i pobudzeniem. Mniej aktywne stawały się także fale alfa, a ogólna aktywność przednich rejonów mózgu malała. Mózg jakby „optymalizował” wysiłek: zadania były te same, ale wymagały coraz mniej energii.

W otwartej przestrzeni działo się odwrotnie. Fale gamma, powiązane ze złożonym przetwarzaniem informacji, systematycznie rosły. Rosły także fale théta, które idą w parze z pracą pamięci roboczej i narastającym zmęczeniem umysłowym. Dwa wskaźniki były szczególnie wyraźne: wzrost pobudzenia i wzrost zaangażowania, czyli wysiłku poznawczego.

Innymi słowy: w open space mózg wkładał coraz więcej pracy, aby utrzymać ten sam poziom wykonania zadań. Nawet gdy ktoś uznawał, że hałas „przestaje go ruszać”, jego układ nerwowy nadal musiał odfiltrowywać rozmowy, kroki, dźwięki telefonów czy ruch w polu widzenia.

Udawanie, że ignorujemy hałas, nie sprawia, że on znika. Układ nerwowy cały czas go rejestruje i musi podjąć wysiłek, by go odsiać.

Badacze zauważyli też duże różnice indywidualne. U części osób wzrost aktywności mózgu w otwartej przestrzeni był bardzo silny, u innych umiarkowany. To sugeruje, że część pracowników może wyjątkowo mocno cierpieć w głośnym i ruchliwym otoczeniu, choć nie zawsze to komunikują.

Stres, gorszy nastrój i spadek satysfakcji z pracy

Nowe dane wpisują się w szerszy obraz, który od lat wyłania się z badań nad biurami otwartymi. W jednym z projektów naukowych z 2021 roku, w kontrolowanych warunkach zbadano 43 osoby. Analizowano tętno, reakcję skórną oraz mimikę twarzy, ocenianą z pomocą narzędzi AI.

W tak zaprojektowanym eksperymencie:

• negatywny nastrój w przestrzeniach otwartych rósł średnio o około jedną czwartą,
• fizjologiczne oznaki stresu zwiększały się o około jedną trzecią.

Inne prace pokazują, że rozmowy w tle i ogólny hałas pogarszają wyniki zadań wymagających skupienia, a pracownicy łatwiej się rozpraszają. Duża analiza obejmująca ponad 42 tysiące pracowników biurowych z kilku krajów (m.in. USA, Finlandia, Kanada, Australia) jasno wskazała, że zatrudnieni w biurach jednoprzekrojowych są mniej zadowoleni ze środowiska pracy niż osoby z własnym pokojem. Głównym powodem były właśnie hałas i brak prywatności.

Tak jak krzesło bez ergonomii potrafi zniszczyć kręgosłup, tak niewłaściwie zaprojektowane biuro stopniowo dokłada ciężar na barki naszej uwagi i pamięci.

Dlaczego chwile bez przerw są tak cenne

Praca koncepcyjna – pisanie, analiza danych, projektowanie, planowanie strategii – wymaga dłuższych odcinków czasu bez wybijania z rytmu. Każde przesunięcie uwagi, choćby na czyjąś rozmowę w sąsiednim rzędzie, uruchamia tzw. koszt przełączania się między zadaniami. Mózg potrzebuje chwili, by wrócić na dawny tor, a przy częstych przerwach ten proces się nie kończy.

Mimo to projekty biur często skupiają się na liczbie stanowisk, powierzchni, designie czy budowaniu „otwartej kultury”, a znacznie rzadziej na ochronie ciągłości skupienia. Zwłaszcza po pandemii, gdy rozwinięto model hybrydowy i mniej pracowników przebywa w biurze naraz, pojawiło się przekonanie, że open space wystarczy „lekko odświeżyć”. Badania sugerują, że to za mało.

Jak projektować biura, które zużywają mniej energii psychicznej

Nie chodzi o to, by wszyscy wracali do zamykanych gabinetów. Kluczowa staje się elastyczność i możliwość wyboru. Dobrym przykładem jest siedziba LinkedIn w San Francisco. Firma znacząco zmniejszyła liczbę typowych biurek w otwartej przestrzeni i przetestowała dziesiątki typów stref – od miejsc do cichego, głębokiego skupienia, po przestrzenie do współpracy.

Organizacje, które chcą realnie dbać o kondycję poznawczą pracowników, mogą sięgnąć po konkretne rozwiązania:

• wydzielenie stref ciszy przeznaczonych wyłącznie do pracy indywidualnej,
• zastosowanie paneli akustycznych, materiałów pochłaniających dźwięk i systemów maskowania szumu,
• ustawienie przegród i roślin tak, aby ograniczyć ruch w polu widzenia,
• wprowadzenie zasad dotyczących głośnych rozmów i miejsc do spotkań ad hoc,
• umożliwienie pracy hybrydowej dopasowanej do zadań – np. dni w domu na pracę głęboką, dni w biurze na współpracę.

Początkowy koszt takich zmian może być wyższy niż pozostawienie prostego układu „jedna hala, wiele biurek”. Dane z badań sugerują natomiast silny koszt ukryty: spadek produktywności, większe zmęczenie, gorszą atmosferę, wyższą rotację i większą liczbę zwolnień chorobowych.

Co może zrobić pojedynczy pracownik

Nie każdy ma wpływ na projekt biura, ale można ograniczać obciążenie mózgu na własną rękę. W praktyce sprawdza się choćby:

• korzystanie ze słuchawek z redukcją hałasu, gdy potrzebne jest skupienie,
• rezerwowanie salek lub kabin na zadania wymagające pełnej uwagi,
• ustalanie „bloków bez spotkań” w kalendarzu,
• grupowanie zadań podobnych do siebie, aby rzadziej przełączać się między różnymi typami pracy.

Warto też szczerze ocenić własną wrażliwość na bodźce. Osoby bardziej introwertyczne lub podatne na przebodźcowanie mogą szybciej osiągać granicę wytrzymałości w głośnej przestrzeni. Z zewnątrz widać tylko „zmęczenie po pracy”, w środku codziennie toczy się walka o utrzymanie koncentracji.

Open space, zdrowie psychiczne i przyszłość pracy biurowej

Rosnąca liczba danych z neuronauki i psychologii pracy stawia pod znakiem zapytania prosty schemat: „im więcej otwartej przestrzeni, tym lepsza współpraca”. Duża część współczesnej pracy wymaga raczej sprawnego przechodzenia między trybem współdziałania a trybem głębokiej koncentracji. Jednolita hala pełna biurek słabo to wspiera.

W dłuższej perspektywie mądrzej zaprojektowane biuro nie jest dodatkiem do atrakcyjnego employer brandingu, ale elementem profilaktyki zdrowia psychicznego. Mniej niepotrzebnego hałasu i lepsza ochrona uwagi to mniejsze zmęczenie, mniej frustracji i więcej energii na to, co naprawdę wymaga myślenia – a nie walki z rozmowami zza parawanu.